Online-Terminplanung: Möglichkeiten und Tools

Die voranschreitende Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten für eine komfortable Terminvergabe. Mit entsprechenden Tools für die Online-Terminplanung kannst du viel Zeit sparen. Gerade wenn Du viel Kundenkontakt hast, geht bei herkömmlicher Terminvergabe (beispielsweise telefonisch) viel Arbeitszeit verloren. Ebenso muss stets Personal zur Verfügung stehen, dass die Termine vereinbart. Abhilfe und Effizienzsteigerung verspricht das Online-Termin-Management.

Online-Terminplanung im Überblick

Auch in Zeiten moderner Kommunikationsmedien setzen viele Unternehmen zur Terminvergabe noch immer auf das Telefon. In Anbetracht der heutigen Möglichkeiten erscheint dies anachronistisch. Unternehmer und Angestellte kümmern sich lieber um ihr Kerngeschäft, statt sich zusätzlich mit Terminvereinbarung zu befassen. Auf der anderen Seite legen auch Kunden verstärkt Wert auf auf die Möglichkeit einer komfortablen Online-Kontaktaufnahme.

Mit der Nutzung von Online-Terminplanungstools entfällt die oft zeitaufwändige telefonische Terminvergabe. Du findest ein großes und wachsendes Angebot an Terminplanungs-Tools für die Online-Terminvergabe. Diese weisen neben ihren Gemeinsamkeiten auch branchenbezogene Unterschiede auf. Die Vergabetools sind oft spezialisiert, beispielsweise auf Hotellerie, Handwerk oder Gesundheitsbranche. Ebenso sind Terminplanungstools mit verschiedenartigen Funktionalitäten ausgestattet. Dazu gehören beispielsweise interne Datenbanktools zur Verwaltung der Kundendaten, Personalplanungstools oder Projektmanagement-Werkzeuge.

Kriterien und Leistungen eines Online-Terminplanungstools

Terminvergabetools findest du für verschiedene Ansprüche und Herausforderungen. Für nahezu alle Branchen und ihre spezifischen Bedürfnisse lässt sich das richtige Werkzeug finden. Im Vorfeld der Entscheidung ist es empfehlenswert, sich über die eigenen Anforderungen an das Tool bewusst zu werden. Hierbei hilft in erster Linie die Frage, ob das in Frage kommende Tool die Anforderungen der eigenen Branche beziehungsweise des konkreten Geschäfts erfüllt.

Weiterhin solltest du beachten, ob sich der Terminvergabe-Service unmittelbar in deine eigene Webseite integrieren lässt. Bei einigen Vergabetools müssen Kunden und potenzielle Kunden erst über einen Link auf eine externe Seite geleitet werden. Diese Umleitung auf die Seite des Anbieters kann Kunden aufgrund des Mehraufwands abschrecken.

Zum positiven Nutzererlebnis ist es vorteilhaft, wenn das Online-Terminvergabetool den Kunden auch die Übernahme des Termins in ihren eigenen privaten Kalender ermöglicht. Wenn du bereits bestimmte Tools einsetzt, beispielsweise ein CRM-Werkzeug (Customer Relationship Management) oder ein Projektmanagement-Tool, sind Schnittstellen vom Terminvergabetool zu diesen Softwarelösungen sinnvoll.

Weiterhin solltest du im Vorfeld überlegen, wie sich die Terminvergabe in der Praxis gestaltet. Hier kannst du auf Basis von Erfahrungswerten schätzen, wie viele Terminbuchungen pro Monat oder pro Tag zu erwarten sind.

Was die Funktionalität des Tools benutzt, solltest du überlegen, ob du beispielsweise auf automatische Termin-Erinnerungen (zum Beispiel per E-Mail) oder Verifizierungsschleifen wert legst.

Im Hinblick auf die Bedarfsplanung beziehungsweise das Resource Management kann eine Datenauswertung der gebuchten Termine sinnvoll sein (beispielsweise im Hinblick auf das Verhältnis zwischen Reservierungsdauer und der tatsächlichen Dauer). Eine solche Datenauswertung kann dazu beitragen, die angebotenen Zeitfenster optimieren.

Von Vorteil ist auch eine Offline-Nutzungsmöglichkeit, damit du auch ohne Online-Zugang jederzeit Zugriff und Überblick zu den gebuchten Terminen hast.

Abschließend ist es bei der Wahl eines solchen Tools wichtig, auf Konformität mit datenschutzrechtlichen Auflagen (DSGVO) zu achten. Die Kündigungsfristen des Terminvergabe-Service gilt es zu beachten. Nach Ende des Vertragsverhältnisses sollte der Dienstleister die eingetragenen Termindaten in einem mit deinen anderen Tools kompatiblen Format herausgeben.

Vorteile der Online-Terminfindung

Die Nutzung von Online-Terminbuchungstools bietet sowohl für die Belegschaft als auch für die Kundschaft einige Komfort- beziehungsweise Effizienzvorteile.

Optimierte Erreichbarkeit

Herkömmliche Terminvereinbarung, beispielsweise über das Telefon, ist meist auf Präsenz der Mitarbeiter angewiesen. Ein Online-Terminkalender ermöglicht es deinen Kunden hingegen, an 24 Stunden am Tag und an sieben Tagen pro Woche Buchungen vorzunehmen. Auch an Sonn- und Feiertagen oder wenn das Büro einmal nicht besetzt ist, sind Terminbuchungen möglich. Damit hast du eine kostengünstige Erreichbarkeits-Lösung für Terminplanungen aller Art.

Überblick und Einfachheit

Gegenüber analogen Kalendern haben Online-Terminkalener den Vorteil einer besseren Übersicht. Auch unternehmensinterne Terminverwaltungs-Software ist nur begrenzt verfügbar. Da sie meist nicht online einzusehen sind, hast du zu Hause oder unterwegs keinen Überblick über die Termine. Moderne Online-Terminkalender ermöglichen allen Mitarbeitern und betreffende Kunden einen Überblick über anstehende Termine. Die meisten Anwendungen sind Cloud-basiert, also von überall online abrufbar.

Ebenso lassen sich Terminverschiebungen oder Terminänderungen digital auf einfache Weise durchführen. Bei analogem Terminmanagement müssen alle betroffenen Mitarbeiter oder Kunden separat kontaktiert werden. Mit digitalen Terminfindungstools hat jeder Beteiligte sofortigen Einblick in etwaige Terminänderungen, -verschiebungen oder -absagen.

Termintreue und Verbindlichkeit

Ein online gebuchter Termin ist meist mit einer direkten Terminbestätigung verbunden. Eine solche gibt es etwa per SMS oder E-Mail. Diese Bestätigung ist ein Beitrag zu höherer Verbindlichkeit. Die Wahrscheinlichkeit, dass Termine vergessen werden, sinkt. Dazu trägt auch die Erinnerungsfunktion bei. Bei näher rückenden Terminen weisen viele Planungstools die Beteiligten noch einmal darauf hin. Dies reduziert Ausfälle oder Termin-Lücken. Die höhere Verbindlichkeit macht sich auch in einer besseren Auslastung des Unternehmens und damit in Umsatzsteigerungen bemerkbar.

Beitrag zum digitalen Wandel

Online-Tools zur Terminfindung sind ein einfacher und günstiger Schritt in die Digitalisierung. Da Firmen flächendeckend immer stärker auf digitale Tools setzen, müssen sich auch kleine und mittlere Unternehmen auf den digitalen Wandel einstellen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Für Kunden ist es eine Selbstverständlichkeit, digitale Endgeräte wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Die Möglichkeit der jederzeitigen Online-Terminbuchung von jedem Ort aus ist ein Beitrag zur Digitalisierung.

Unternehmens-Image und Kundenbindung

Wer Kunden eine komfortable Lösung zur Terminfindung anbietet, genießt bei diesen Kunden einen guten Ruf. Ganz gleich, ob es sich um Ärzte, gastronomische Betriebe oder Handwerker handelt: Kunden all dieser Branchen wissen die Zeitersparnis zu schätzen. Neue digitale Optionen können somit auch als Wettbewerbsvorteil im Unternehmens-Image gelten. Wer als Kunde die Vorteile der Online-Buchung bereits genossen hat, legt auch künftig Wert auf diesen Komfort. Daher kommen die Kunden gerne zu deinem Unternehmen zurück, du profitierst also von einer verbesserten Kundenbindung.

Vorteile für andere Kommunikationskanäle

Das Angebot der Online-Terminfindung kann sich auch auf andere und analoge Kommunikationsmedien positiv auswirken. Kunden können beispielsweise zunächst im Online-Terminkalender sehen, welche Leistungen du zu welchem Zeitpunkt anbieten kannst. Kunden informieren sich gerne im Vorfeld der Terminfindung im Internet. Sie sehen die verfügbaren Zeitfenster und wie lange die Leistungen dauern. Sollten Kunden anschließend dennoch zum Telefon greifen, sind sie bereits informiert und die Terminfindung geht deutlich schneller vonstatten als ohne vorherige Online-Information.

Fazit

Die Stärken der Online-Terminfindung gehen über die reine Zeitersparnis und Effizienz hinaus. Kunden profitieren von einer komfortablen Lösung, bei der sie bequem im Kalender ihre eigenen Termine buchen können. Mitarbeiter profitieren von der zentralen Speicherung der Termine und der damit verbundenen Übersicht. Auch Verschiebungen oder Änderungen lassen sich gegenüber analoger Terminvergabe deutlich einfacher durchführen. Die Terminvergabe ist rund um die Uhr möglich, während sich das Team auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.

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